项目管理的成功方程式（二）

文章来源：中国管理传播网

然而在了解顾客之前，先得掌握市场趋势。很多项目经理人都有一个错误的认知，认为「新品一推出，就会有人买。」事实证明，这是错误的观念。摩托罗拉的铱计划就是典型的例子，这项透过卫星提供通讯的服务，最后证明没有市场。为了避免类似事件的发生，项目团队必需纳入行销人员，以便掌握市场。

此外，项目经理人必须区分顾客及使用者的个别需求。所谓顾客，是指实际付钱购物的人，使用者则是实际从商品受惠的人。举例来说，母亲为婴儿购买浓缩汤，则母亲是顾客，婴儿是使用者。因此，使用者会直接影响产品的销售。

专案为什么失败

除了基本技能之外，项目经理人更应该了解一般项目失败的原因何在。训练与发展杂志（TrainingandDevelopment）分析指出，阻碍项目推行的绊脚石与通沟有关。有效的沟通，可以大幅提高项目成功的机率。

由于项目团队成员来自不同部门与层级，因此沟通更显重要。任何沟通的误解，都会造成项目拖延、成本增加，最后导致失败。项目经理人如何才能减少沟通不良所造成的失误？

首先，要了解项目团队中，阻碍有效沟通的障碍是什么。通常，沟通的障碍包括：

■错误的假设。团队成员似乎都清楚你的指示与期望，但最后你却发现，你们之间的认知南辕北辙。这是源自于，你假设彼此了解，而未要求团队响应确认。

■害怕报告实情。项目经理人必须掌握项目进行是否顺利，控制进度与预算，了解资源充不充足，或项目是否陷入困境等。因此，项目经理人必须建立一个可以说出实情的团队文化，不要让成员只告知你正面的讯息。

■缺少共同语言。项目团队的成员来自各部门，各有自己熟悉的语言。所以一开始，项目经理人就要建立起共同的语言，避免各种专业术语阻碍沟通。

■文化差异。文化差异包含了语言、性别、种族及企业协议。

■不良的团队气氛。建立一个开放、诚实的团队，不要建立一个阶级分明的团队。由上而下命令式的沟通模式，所造成的阻碍会更大。

铲除沟通障碍最有效的方式，就是在项目推动之前，拟定一个正式沟通计划，以化解潜在的问题，帮助经理人掌握项目的进度及预算。沟通计划的内容，包含基本法则、冲突解决方案，及改变协议（changeprotocol）。

基本法则是用来解答项目成员的问题。譬如：

■什么人需要什么信息？

■什么时候需要？

■讯息如何传递──面对面的沟通、电话、电子邮件或正式报告等。

另外，身为项目经理人，你要思考的基本法则如下：

■谁要直接对你报告？

■用什么方式简报──电子邮件、会议等。

■简报的频率──每天、每个星期，还是两个星期。

■是不是要针对进度完成的比例进行简报。

一开始就把沟通细节说明清楚，不仅可以节省时间与成本，还能提高团队士气，因为每一位团队成员都清楚知道自己的职责所在。

把自己定位为创业家

不论项目设计得有多完备，还是有许多预料不到的事情会发生。譬如，团队成员另有职务、计算机软件无法使用等。一开始就建立一套改变协议，在项目进行中，往往有助于团队成员的全力配合。

推行项目最终的目的都是，希望能够创造高顾客满意、增加销售量、提高获利，最后创造股东价值。因此，项目经理人必须将自己的角色定位为创业家或ＣＥＯ，把项目当成事业来经营，了解企业的运作如何为股东创造价值。

但是，并不是每一项项目都会直接对企业利润产生影响。项目经理人同样需要思考，项目的推行对企业策略能够产生什么样的价值？举例来说，推出新产品会大幅提高公司获利能力；而进入新地理市场的项目，只要能打平就很幸运了。但是，两者对企业整体的策略却都有贡献。

好项目不会凭空出现，需要完备规划与认真执行。其中包含有六个步骤：

■发展项目架构。项目架构让项目有焦点，强迫项目经理人朝预期的结果前进。说明清楚你期待达成的数字，如销售量、生产及营运成本等。确保目标的设定合理，是可以达成的结果。

■策略思考。从大格局来思考项目的目标。想想项目是否符合企业长期策略，看看项目是否与企业的竞争优势相辅相成，或者可以为企业开创其它的优势。

■建立事业规划。进行市场调查，并了解竞争状况，让核心团队参与事业规划。

■执行并控制项目。项目开始执行时，不要把事业规划摆一边，它是项目执行的指导原则，让你随时检视项目设定的目标是否达成。

■项目终止与检讨。项目结束时，项目团队应该提出一份项目报告，检讨哪些目标达成，哪些未达成，以供日后参考。如果虎头蛇尾，项目成员付出昂贵代价获得的教训，将无法有效分享。下次项目开始，一切又从头来过。

你是项目经理人，掌握好项目管理的诀窍，可以让你事半功倍！

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